Rathaus wird digital

Aktenwälzen ist bald Vergangenheit

Volker Gegg
Lesezeit 3 Minuten
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02. Juli 2022
Noch dominiert Papier die Akten. Das soll sich in Ortenberg aber bald ändern. Das Bild steht nur als Symbol.

Noch dominiert Papier die Akten. Das soll sich in Ortenberg aber bald ändern. Das Bild steht nur als Symbol. ©Armin Weigel/dpa

Ortenberg geht weiteren Schritt in die Digitalisierung der Abläufe. Der Gemeinderat gibt Weg frei für die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements inklusive Belegarchivierung.

Schneller, flexibler und in besserer Qualität möchte die Gemeindeverwaltung Ortenberg zukünftig ihre Abläufe organisieren auch zum Vorteil der Einwohner. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, stellt dabei einen zentralen Baustein für eine moderne und zukunftsfähige Verwaltung dar, wie Bürgermeister Markus Vollmer in der jüngsten Ratssitzung am Montagabend, erläuterte.

Ein DMS sei laut Vollmer auch Voraussetzung für eine mobile Arbeitswelt, welches sich gerade während der Pandemie gezeigt hat. Weit weniger Papier in der Verwaltung spart auch Ressourcen und reduziert den CO2-Abdruck der Gemeinde. Darüber hinaus sind die Dokumente digital von jeder betreffenden Stelle innerhalb der Verwaltung an ihren Bildschirmen einsehbar.

Derzeit verfügt Ortenberg über kein DMS und noch über keine digitale Kassenbelegarchivierung. Solch ein Archivierungssystem würde für die Verwaltung einige Vorteile bringen, wie Vollmer sagte. Damit könnte nicht nur die tägliche Verwaltungsarbeit effizienter gestaltet werden, die stetige Sucharbeit nach Belegen in den Aktenordnern entfällt und das Gesuchte kann bequem auf dem Bildschirm gesichtet werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit jederzeit von jedem Arbeitsplatz aus, auf die Schriftgutverwaltung zuzugreifen.

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Informationen können aufgrund einer Volltextsuche schneller gefunden werden und sind problemlos greifbar, auch wenn sich der zuständige Mitarbeiter im Homeoffice befindet. Die Verwaltung hat, nach dem der Gemeinderat bereits im März sein Ok für weitere Digitalisierungsmaßnahmen gegeben hatte, zwei Angebote eingeholt und die Systeme getestet. „Wir haben uns einmütig für ein System entschieden, welches kostenmäßig auch das preisgünstigere Angebot darstellt“, erläuterte der Rathauschef. Für die gesamte Software einschließlich Installation und Einführungsschulung für die Rathausmitarbeiter würden für Belegarchivierung und DMS, Kosten in Höhe von 35.534 Euro entstehen. Das zweite Angebot lag bei 43.953 Euro Dazu kommen noch laufende jährliche Kosten in Höhe von 5614 Euro für Softwarepflege und Support.

Allerdings muss die Gemeinde einmalig in Hardware investieren, da digitale Akteneinsicht am Arbeitsplatz einen zusätzlichen Bildschirm notwendig macht. Neben zwei Scannern sollen zwölf Bildschirme angeschafft werden, was die Gemeinde insgesamt 11.020 Euro kosten wird.

Keine konkrete Antwort

Beide Fraktionssprecher sprachen sich positiv für den Verwaltungsvorschlag aus auch der einzige Vertreter der FDP, Trutz-Ulrich Stephani, kann den Antrag nachvollziehen, stellte allerdings eine Frage, die Vollmer nicht konkret beantworten konnte: „Hat man nachgerechnet, wie hoch die Personalkostenersparnis bei diesem System ist, wann amortisiert sich diese Investition?“
Vollmer sprach aber von Zeitersparnis: „Wenn ich allein an den Aufwand und an das Aktenwälzen denke, wenn ich etwas ganz Bestimmtes suche. Zukünftig habe ich das Gesuchte nach der Volltextsuche gleich auf dem Bildschirm.“

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